无论这是你与团队的第一次虚拟会议，还是你们第47次的每週会议，都可以遵循以下步骤，让这次成为有史以来最好的一次会议。

目录

用八个简单步骤举办有效的虚拟会议一、开会要有目的二、挑选合适的与会者，而且只选合适的人三、订定合适的议程四、提前十分钟开启线上会议五、做好会议纪录六、紧扣主题七、用总结收场八、保持会议开通

用八个简单步骤举办有效的虚拟会议

一、开会要有目的

，这并不是一个充分的理由。原因可能是每隔一段时间，你都希望让大家交流情感。

但即便如此，你也要提前声明这一点。这将使规划过程变得更加容易，因为大家会对将要讨论的内容抱有务实的期望，并可以按照目的来规划。

开会的其他充分理由是讨论问题、产生点子、做出决定，或就某个档案进行即时协同作业。每次会议都针对一个目的，超过的话，你应该考虑分成两场较小的会议（即使两场都在同一天举行）。

二、挑选合适的与会者，而且只选合适的人

并非团队中的每个人都需要参加每场会议，并且你发送的每个活动邀请都会使他们对真正想做的工作分心。

请记住，与九个人进行一小时会议的成本不是一小时，而是九小时。而且随着与会人数增加，会议效率通常会直线下降。因此，要明智地利用员工的时间，并尽可能缩短与会者名单。

三、订定合适的议程

你应该为每次会议订定议程，但应该是合适的议程。

研究显示，光是订定议程并不能提高任何人对会议有效性的看法，重要的是计画中的内容以及会议照着计画进行的程度。不要使用笼统的标题，而是使用问题作为标题。

因此，变成；变成

用问题当标题有两个好处：第一，当你发送议程后，与会者能有合适的心态（你绝对应该提前发送）；第二，议程可以帮助大家了解会议是否确实发挥效果。如果我们的问题得到解答，那确实是一次有效的会议。

四、提前十分钟开启线上会议

每次会议都应该準时开始。但是，如果你想一下实体会议的互动气氛，通常会有一个会前阶段，可以让团队建立宝贵的情感联繫。也许是因为他们一起走去开会，也可能是因为他们提前抵达会议室聊天。

在虚拟环境中，如果你準时开始会议，你就剥夺了团队的社交阶段。所以提前十分钟开启会议管道，让人们随意进入（并告诉你的团队你会这样做）。你甚至可以提出一些计划好的问题来促进这个社交阶段，帮助人们分享身旁发生的事情。（如果你提前十分钟开始，请确保你再提早个五到十分钟就登录会议平台。你可不想在你的成员分享他们宝宝踏出第一步，或最近的假期故事时，自己却在解决技术问题。

五、做好会议纪录

你不需要每次会议都遵守《罗伯特议事规则》（Robert's Rules of Order）。但是你应该指定一名记录（主持人之外的人）来记录会议内容。特别是，你要确保记录下没有料想到的问题、新点子和任何由决策产生的待办事项。谁说了什么，以及说话的确切时间并不重要，重要的是确保我们知道有哪些点子被提出，以及谁承诺后续要採取什么行动。

六、紧扣主题

随着会议的进行，要确保你紧扣主题，并照着计划好的时间分配。如果你不用心，那些主导谈话、发表过多言论的人会很快岔题，而那些假装提出问题的人也会偏离主题，这种人实际上只想在你说可以提问时，发表他们冗长乏味的言论。

你的议程设定了目的，所以可以拿议程当挡箭牌，如果你必须打断别人，请他们等会议下线后再分享他们的想法。如果有人迟到，你无需浪费时间替他们解说会议的进展，他们有议程，可以随时观看录影档，或在会议结束后看会议纪录。

七、用总结收场

随着会议时间接近尾声，让大家一起，简要地说明刚刚讨论过的事情。如果需要，请指定的记录检查一下会议纪录；否则只需浏览议程项目的各个问题，并确认每个人都认为这些问题已经得到解答。

最后，确认指派的人员理解待办事项，如果可能的话，为每件待办事项订下承诺的处理时间。

八、保持会议开通

在计画时间或之前结束会议，但不要觉得有必要立即关闭会议通话。就像你提前几分钟开启会议通话一样，让它保持开通状态，留出时间让大家在结束后继续寒暄交流。

如果你是会议的，这可能意味着你必须一直待到其他人都登出为止，但是如果你需要专注于其他任务，你应该可以把声音关成静音，并关闭你的视讯功能。

在会后一定要发送会议纪录，并让大家知道，如果他们错过会议，可以到哪里看／听录製的内容。当你这样做时，你可能会从团队成员那里得到一些意见，这将帮助你把会议流程调整到适合他们的方式，使下一次会议变得更好。（我想你还喜欢：在家上班会成为常态吗？资深人资曝仅3种工作最适合远距）

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本文节录自宝鼎出版《远距团队的高效领导法则：你担心的WFH缺点都不会发生！十个环节打造超强向心力的杰出团队》一书，请勿任意转载！

作者简介

   

大卫．博柯斯（David Burkus）。是世界顶尖的商业思想家，自2017年以来，被全球（Thinkers50）评比为全球顶级商业思想领袖之一。他也是一位广受欢迎的国际讲师，他的TED演讲观赏次数已超过200万次。他曾与来自各个行业组织的领导者合作，包括谷歌、医疗器材公司史赛克（Stryker）、富达投资、传媒集团维亚康姆（Viacom），甚至美国海军学院。

 

他对领导力和团队合作的见解曾刊登在《华尔街日报》、《哈佛商业评论》、《今日美国》、《快企业》、《金融时报》和《彭博商业周刊》，以及接受CNN、BBC、NPR和CBS电视台的《今晨》（This Morning）新闻节目报导。

 

博柯斯曾担任商学院教授，拥有奥克拉荷马大学的组织心理学硕士和瑞金大学（Regent University）的策略领导博士学位。

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